A jó rendezvényeknél a vendégek sokszor csak annyit éreznek, hogy minden gördülékenyen és kiszámíthatóan ment. Szervezőként viszont pontosan tudjuk, ahhoz, hogy elkerüljük a fennakadásokat, sok praktikát be kell vetnünk, és mindenre gondolnunk kell.

Különösen kapkodós helyzetben találhatjuk magunkat akkor, amikor gyerekeknek szervezünk programot, hiszen őket gyorsan és játékosan kell csoportokra osztani, ami valljuk be, nehéz feladat elé állít minket. 

De az sem könnyű, amikor egy futóversenyen vagy esti családi rendezvényen nekünk kell gondoskodnunk a résztvevők láthatóságáról. A cél mindkét esetben ugyanaz: elkerülni a káoszt, a kockázatokat és az esetleges baleseteket, közben pedig megőrizni a program kötetlen hangulatát.

Így szervezzünk élményt a gyerekeknek

Amikor gyerekekkel vagyunk, észrevehetjük, hogy ők másképp érzékelik az időt, illetve a figyelmüket sem tudják olyan hosszú ideig fenntartani, mint a felnőttek. Ha ezt nem sikerül észben tartani, könnyen széteshet a tervezett program menete. Amennyiben olyan játékot találtunk ki, ahol a csoportokra osztás észszerű megoldásnak tűnik, jó ha pár apróságra odafigyelünk, hogy a rendezvény ritmusa ne törjön meg. Ha ezt jól csináljuk, onnantól a gyerekek úgy érzik, hogy játék kezdődött, mi pedig kontrollálni tudunk.

A csoportok megalkotásánál az a lényeg, hogy a gyerekek azonnal értsék, melyik csapatba kerültek, és mi is ránézésre lássuk, ki hova tartozik, kinek mi a feladata, melyik állomásra mehet, vagy épp melyik kísérőhöz tartozik. Ehhez nem kell bonyolult rendszer, inkább egy olyan jelölés kiválasztása, ami messziről is egyértelmű, és kevesebb eséllyel hagyják el a gyerekek.

Egyszerű és játékos megoldások

A gyakorlatban a legjobban azok a megoldások válnak be, amelyek a gyerekek kedvére tesznek: színesek, kézre állnak, és meglepetésnek is kiválóak. Egy vidám színű szilikon karkötő segít a gyerekek csoportokra osztásában, és közben jópofa ajándék is marad. Ezzel két legyet ütünk egy csapásra, sőt a gyerekek is szívesen viselik, és nem akarják az első percben levenni.

A színkódolás előnye, hogy nem kell folyamatosan magyarázni. Elég egyszer elmondani, hogy a különböző színű karkötők tulajdonosainak épp milyen feladataik vannak, melyik állomásra mennek. Ha több turnusunk van, a karkötők segítenek abban is, hogy a helyszínen dolgozó csapat minden tagja ugyanazt a rendszert lássa. Így kevesebb a félreértés, gyorsabb az átadás, és a gyerekek sem érzik az irányítást, sőt egy csapat részeiként oldhatnak meg különböző feladatokat.

Ne hagyjuk diktálni a káoszt

Megesik, hogy a gyerekek csoportosítása ellenére is úgy érezzük, hogy a helyzet kezd káoszba fulladni. Általában ez azért alakulhat ki, mert túl sok apró döntést próbálunk a helyszínen meghozni. Ha előre kitaláljuk a logikát, például színek szerint, és ehhez igazítjuk az állomásokat, a kísérők számát és a játékok sorrendjét, akkor a helyszíni munkánkat lényegesen meg tudjuk könnyíteni.

Érdemes arra is figyelni, hogy a jelölés ne legyen könnyen cserélhető. A gyerekek kíváncsiak, szívesen átvándorolnának a másik csapatba, főleg, ha ott épp izgalmasabbnak tűnik valami. Ha a jelölés kényelmes és stabil, mint egy karkötő esetében, kisebb az esélye a csapatcsere-kísérleteknek, és nekünk sem kell folyton újraszámolni, ki hová tartozik.

Ne hagyjuk eltűnni a csapatunkat!

A másik nagy klasszikus szervezői kihívás, hogy mindenkit jól lássunk, senki se tűnjön el rövidebb-hosszabb időre. Sötétedéskor, szürkületben vagy változó fényviszonyok között hirtelen nagyobb lehet a hibázási lehetőség. A résztvevők nehezebben tájékozódnak, a kísérők nehezebben követik őket, és a szervezői csapatot is inkább mások keresgélése köti le. Ilyenkor a biztonság nem kényelmetlen fej-vagy zseblámpákon múlik, hanem azon, hogy gyorsan észrevegyük egymást.

Futóversenyen, kerékpártúrához vagy esti családi programon a láthatósági karpánt növeli a biztonságot, főleg rosszabb fényviszonyok között. Ez a fajta kiegészítő egyszerre praktikus és diszkrét: nem zavarja a mozgást, mégis segít abban, hogy a csapatunk tagjai, a résztvevők, vagy akár a pálya mentén dolgozó kollégák könnyebben észrevegyék egymást.

Biztonságot teremteni nem is annyira nehéz

Amikor a résztvevők azt látják, hogy a szervezés következetes, és a helyszíni jelölések egyértelműek, automatikusan nő a bizalom és a programon is önfeledten tudnak részt venni. Kevesebb a panaszos kérdés, kevesebb a tanácstalanság, és a csapatunk is jobban tud a valódi feladatokra fókuszálni: az élményre, az időzítésre, az emberek támogatására.

Tervezzünk előre a PartyBoxszal

Ha a következő eseményünknél azt szeretnénk, hogy a helyszínen ne a tűzoltás vigye el az energiát, érdemes már a tervezésnél kiválasztani azokat az egyszerű eszközöket, amelyek rendet teremtenek. Nézzünk körül a PartyBox választékában, és építsük be tudatosan a csoportosítást segítő karkötőket, illetve az esti programokhoz illeszkedő láthatósági megoldásokat. Minél korábban döntünk ezekről, annál inkább a rendezvény élménye kerül előtérbe, és annál könnyebb lesz úgy jelen lenni szervezőként, hogy közben mi is higgadtak maradjunk.

(X)